6.1 Interne Kommunikation

1. Zweck/Zielsetzung

Das Funktionieren der internen Kommunikation ist eine Grundvoraussetzung für den ordnungsgemäßen Ablauf aller Prozesse.

 

2. Geltungsbereich

Katholische Aktion Steiermark

 

3. Definition oder Begriffe

Erläuterungen von speziellen Begriffen und Abkürzungen

Abkürzung	Erläuterung
GS	Generalsekretär/in
HA	Hauptamtliche
KA	Katholische Aktion
MA	Mitarbeiter/in
VA	Verfahrensanweisung
BL	Bereichsleiter/in
BK	Bereichskoordinator/in
ST	Stabstelle
Ref.	Referate

 

4. Verantwortung

Der/die Generalsekretär/in und die jeweiligen Sitzungsleiter/innen sind für den reibungslosen Ablauf der internen Kommunikation zuständig.

 

5. Ablauf und Verantwortung

Kommunikationsvereinbarung

• Die jeweiligen Gremien sind für die Häufigkeit und Form und deren Veränderung zuständig.
• Ergebnisprotokolle, Besprechungsprotokolle und Gesprächsnotizen werden abgefasst.
• Es sind dazu die vorliegenden Formatvorlagen zu verwenden.
• Protokolle werden an die Teilnehmer/innen per E-Mail mit Link bzw. per Post verschickt.
• Bei interner Kommunikation ist der/die Verantwortliche für die Archivierung zuständig.

Wer/Was	Wie oft/ Dokumentation Wo zu finden?	Aufgabe	Teilnehmer/innen	Verantwortlich
Präsidium	Mind. 5x im Jahr L:\02 Gremien\2 Präsidium	Führt die Geschäfte, Vertretung der KA nach außen, Festlegung inhaltlicher Schwerpunkt-setzungen, Durchführung der Beschlüsse, Unterstützung der Teilorganisationen, Strategie der KA	Präsidium Lt. Statut und Geschäftsordnung	GS Präsident/in
Treffen Geistlicher Assistenten	1x im Jahr L:\02 Gremien\8 Geistliche Assistenten	Information, Austausch	Geistl. Assistenten KA	Geistl. Assistenten KA
KA-Konferenz Teilnehmer/in (siehe Statut)	Mind. 2x im Jahr L:\02 Gremien\6 KA Konferenzen	Erarbeitung inh. Grundlinien, Arbeit an aktuellen Themen, grundlegende Fragen des Laienapostolats, Initiieren und Mittragen pastoraler Zielsetzungen der Diözese, Wahl des Präsidiums	Präsidium EA-Vorsitzende HA Lt. Statut und Geschäftsordnung	GS Präsidium
Vorsitzenden- Treffen	Bei Bedarf in den Bereichen	Austausch aktueller Informationen	EA-Vorsitzende HA	GS Präsident/in
Vorstands-sitzungen	mind. 2x im Jahr in den Bereichen	Information, Koordination, Entscheidung, lt. Statut	BL, BK	Vorsitzende/HA
Leitungsteam	Mind. 8x im Jahr L:\02 Gremien\3 Leitungsteam	Umsetzung Strategie, Finanzen, bereichsübergreifende Organisation, Führungsprozesse	GS BK BL ST Ref.	GS
Bürobesprechung in den Bereichen	Mind. monatlich Ablage in den einzelnen Bereichen	Planung der konkreten Projekte Informationsaustausch Klärung organisatorischer Fragen	BL BK MA Stabstelle, Ref. (bei Bedarf)	BL BK GS
GS-Jour fixe („Status“)	8x im Jahr Ablage in den Bereichen	Information, Klärung org. Fragen, Planung	BL, BK, ST, Ref.	GS
Sekretär/innen-konferenz	4x im Jahr L:\02 Gremien\7 Sekretärinnen-Konferenz	Informationsaustausch, Interne Weiterbildung, Klärung aktueller Fragen, Arbeitsplanung	Assistenzen nach Bedarf Alle Sekretär/innen	zu bestimmendes Mitglied des Gremiums
Mitarbeiter/innen-Tag	2x im Jahr L:\02 Gremien\4 KA_Mitarbeitertag	Informationsaustausch zu Projekten, Initiativen, Kommunikation, Jahresthema, Kontakt	Alle HA	GS
Info-Mail Generalsekretär/in	Anlassbezogen, z.B. Pandemie oder sonstige Krisen	Tagesaktuelle Informationen	LT oder bei Bedarf alle MA	GS
Interne News der TO an Mitarbeitende	Anlassbezogen, z.B. Pandemie oder sonstige Krisen	Tagesaktuelle Information	Mitarbeitende einer TO	Leitung TO

 

• Das Protokoll des Präsidiums ist am KA-Ordner/Gremien für alle Mitarbeitenden ersichtlich.
• Vorstandsprotokolle sind zur Info CC an den/die GS zu senden.

 

Weitere verbindliche Kommunikationsmittel

KA-Kalender wird im Outlook geführt, hier sind alle internen KA-relevanten Termine und auch öffentliche bzw. Vorstands- und Präsidiumstermine einzutragen. Folgende Angaben sind notwendig:

• Termin
• Dauer
• Ort
• Teilnehmer/innengruppe

 

Beschlusstabelle umfasst alle Beschlüsse, die im Präsidium, Leitungsteam, KA-Konferenz getroffen werden; diese sind in der Beschlusstabelle ersichtlich.

 

Standards werden in den einzelnen Bereichen definiert (z. B. betreffend Anwesenheit, Finanzen, Aufgaben, Verantwortlichkeiten) und sind dort ersichtlich. STANDARDS

 

Aufbewahrungsfristen (z. B. betreffend Personal, Finanzen) sind in einem eigenen Dokument niedergeschrieben und sind von allen Mitarbeiter/innen zu beachten und einzuhalten. Aufbewahrungsfristen

 

 

Kennzahl:

• Befragung zum MA-Tag 1x im Jahr

 

6. Änderungshinweis

Änderung	Datum
zur Zeit nicht belegt

 

7. Dokumentation

Sitzungsprotokolle

GS oder jeweilige TO

 

8. Anlagen

Einladung
Protokoll
Briefpapier
Ersatzbeleg
Vorabhebung
Reiserechnung automatisch EA-MitarbeiterInnen
Protokoll Kooperationsgespräche
Formular Statusgespräche
PPT-Vorlage KA
PPT-Vorlage Diözese
Statusgesprächvorlage

 

9. Mitgeltende Unterlagen

Das interne Handbuch für die Personenverwaltung BOOM befindet sich im Intranet.

 

6.1.1 Wissensmanagement

Ablagesystem im für alle zugänglichen KA-PC-Ordner

1. Kriterium: Ablage nach Themen, wird vom/von Generalsekretär/in festgelegt

2. Kriterium: Ablage nach Datum: Beschriftung Dateiname Jahr Monat Tag bzw. Jahr Monat Tag Dateiname (z. B. Protokoll 060130 bzw. 060130 Protokoll)

 

Grundregeln für alle am PC lagernden Dokumente:

• Keine freiliegenden Dateien
• Ordnerstruktur in Teilorganisationen ist so zu erstellen, dass sie für alle Beschäftigten nachzuvollziehen ist.
• Verantwortlich für die Ordnerstruktur ist der/die Bereichsleiter/in bzw. Bereichskoordinator/in
• Es wird empfohlen, alle 2 Jahre die Ordner wieder neu zu strukturieren.

 

Archivierung

Archivierung erfolgt im Diözesanarchiv (siehe Archivkatalog des Diözesanarchives).

Informationen und Anlagen

• Abschlusstabelle laufend
• Aufbewahrungsfristen
• Briefpapier EmpfängerIn KA
• Briefpapier KA
• Einladung
• Ersatzbeleg Vorlage
• KA Protokoll
• KA Vorlage
• KKS Vorlage
• Protkoll Kooperationsgespräch
• Reiserechnung Ehrenamtliche
• Status Formular
• Vorabhebung Vorlage
• Vorlage PPT
• Verfahrensanweisung