10.1 Interne Audits

1. Zweck/Zielsetzung

Diese VA beschreibt, wie interne Qualitätsaudits geplant und durchgeführt werden. Die Katholische Aktion Steiermark bekennt sich mit der Einführung eines Qualitätsmanagementsystems auch zur Überprüfung, Aufrechterhaltung und Verbesserung der Wirksamkeit. Mit der Durchführung von internen Qualitätsaudits sollen die unten genannten Ziele erreicht werden. Zusätzlich sollen die gewonnenen Erkenntnisse aus den Audits in die Arbeitsgestaltung einfließen.

Ziele:

• Überprüfung der Wirksamkeit und Zweckmäßigkeit des Qualitätsmanagementsystems
• Feststellung, ob die definierten und vorgeschriebenen Abläufe in der Katholischen Aktion Steiermark dementsprechend gelebt werden oder ob Änderungsnotwendigkeit besteht
• Ermittlung der Schwachstellen und Verbesserungsmöglichkeiten im Qualitätsmanagementsystem
• Förderung des Qualitätsbewusstseins der KA-MA um die Zufriedenheit der unterschiedlichen Interessensgruppen zu gewährleisten

2. Geltungsbereich

Katholische Aktion Steiermark – betrifft alle internen Qualitätsaudits

3. Definition oder Begriffe

Audit (lat.: audire = hören)

4. Zuständigkeit/Prozessverantwortung

Das interne Qualitätsaudit wird als eine wichtige Grundlage des Managementreviews angesehen und in seiner Planung und Durchführung ist der/die Qualitätsmanager/in dafür verantwortlich. Diese/dieser ist damit verpflichtet, dass in sämtlichen Bereichen der Katholischen Aktion Steiermark interne Audits durchgeführt werden. Der Verantwortungsbereich des/der Qualitätsbeauftragen wird von der Geschäftsführung auditiert.

Die Qualifikation des/der Qualitätsmanagers/in muss folgendes umfassen:

• Wissen um die internen Abläufe in der Katholischen Aktion Steiermark
• Wissen um die Inhalte des Qualitätsmanagementhandbuches (Verfahrensanweisung, Prozesse, Checklisten)
• Wissen um Projektmanagement
• Wissen um die Abläufe eines internen Audits

5. Ablauf und Verantwortung

Die Katholische Aktion Steiermark wird einmal pro Jahr in allen Bereichen gemäß Auditplan auditiert. Der Auditplan, der einmal jährlich von dem/der Qualitätsmanager/in erstellt und von der Geschäftsführung freigegeben wird, beinhaltet die festgesetzten Termine und die Inhalte für die Durchführung des Audits in den einzelnen Bereichen.

Die genaue Terminisierung erfolgt jeweils im September. Das interne Audit wird im Zeitraum Oktober/November durchgeführt, das externe Audit im Dezember. Es gibt eine Prozessübersichtsliste, damit alle Prozesse im 3-Jahresrythmus in allen Bereichen überprüft werden. Die Ergebnisse der Audits werden dokumentiert und den Auditierten und der Geschäftsführung bekannt gegeben. Dabei werden etwaige Abweichungen dargelegt und erforderliche Korrekturmaßnahmen vereinbart.

Der/die Qualitätsmanager/in und der/die verantwortliche Mitarbeiter/in vereinbaren zu diesem Zweck einen weiteren Termin für ein sogenanntes Nachaudit, um die festgelegten Korrekturmaßnahmen zu überprüfen.

Die Zusammenfassung der Einzelaudits ergibt den Auditbericht, der dem/der GS vorgelegt wird und mit ihm/ihr besprochen wird. Davon werden allfällige weitere Maßnahmen abgeleitet.

Interne Audits dürfen von Bereichsleiter/innen, Bereichskoordinator/innen, Generalsekretär/in, pädagogischen Mitarbeitern/Mitarbeiterinnen, Assistenz GS, Organisationsreferenten/Organisationsreferentinnen, nach Einschulung durch die/den Qualitätsbeauftragte/n durchgeführt werden. Eine zweijährige Anstellung in der Diözese ist Voraussetzung. Die internen Audits werden (nach Möglichkeit) abwechselnd von unterschiedlichen Personen durchgeführt, um eine Unabhängigkeit der Auditor/innen zu gewährleisten und möglichst viele Anregungen zu bekommen.

6. Änderungshinweis

7. Dokumentation

8. Anlagen

Zeitplan Audit

Übersichtsplan Prozesse Internes Audit

Auditplan_F

Audit Abweichungsbericht

Liste interner Auditor:innen

9. Mitgeltende Unterlagen

QMH         MMR

Informationen und Vorlagen

• Audit Abweichsungsbericht
• Auditfragen
• Interner Auditbericht
• Internes Audit AuditorInnen
• Übersichtsplan Prozesse Internes Audit
• Zeitplan Internes Audit
• Verfahrensanweisung